Người Giỏi Không Phải Là Người Làm Tất Cả – Donna M. Genett

Lần cập nhật gần nhất May 26th, 2020 – 11:04 am

Người Giỏi Không Phải Là Người Làm Tất Cả dành cho những ai đang ngập đầu trong công việc, đang phải đi sớm về trễ mà mà công việc vẫn không hiệu quả, ở vị trí quản lí là rất cần thiết mà nhân viên thì hoàn toàn có thể áp dụng. Ngay cả trong việc dạy con cũng có thể áp dụng.

Sách chỉ ra 1 số điều căn bản cần phải lưu ý khi giao 1 công việc cho cấp dưới hoặc khi cấp dưới nhận được 1 việc được giao thì cần phải nói điều gì với cấp trên để giúp công việc được hoàn thành thuận lợi và nhanh chóng.

Review Người giỏi không phải là người làm tất cả (2)

Hai anh em nhà Jones và James (đều là quản lý trong một công ty) nhưng kết quả hoàn toàn khác nhau.

James lúc nào cũng bận rộn, luôn cảm thấy thiếu thời gian cho công việc và luôn cảm thấy có quá nhiều việc để làm, thậm chí không còn thời gian dành cho gia đình nhưng công việc vẫn không như ý.

Ngược lại, Jones cũng là quản lý nhưng không chỉ có nhiều thời gian hơn cho gia đình, cho những sở thích cá nhân mà còn luôn thoải mái trong công việc, hiệu quả công việc cao, mọi thứ trong công việc đều diễn ra rất tốt.
James đã nói chuyện trao đổi với Jones về cách quản lý công việc cụ thể và khó khăn trong công việc của anh, cuối cùng James đã hiểu ra vấn đề của mình và áp dụng cách quản lý, xử lý vấn đề của Jones, anh đã dần thấy công việc của mình tốt hơn và đến lúc hoàn toàn có được sự hài lòng trong công việc.

James đã tìm ra cách làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn. Anh đã biết cách làm thế nào để giao việc hiệu quả, xác định phạm vi và thẩm quyền cho người thực hiện như thế nào, khi nhân viên hoàn thành công việc mà anh giao thì tại sao lại nên lập bảng tổng kết công việc, lập bảng tổng kết công việc như thế nào và nên làm gì…

Không chỉ là áp dụng với nhân viên mà James còn áp dụng những gì mình biết được khi làm việc với sếp, kết quả là không những anh dễ dàng giải quyết công việc của mình hơn mà anh được sếp khen ngợi, tin tưởng hơn.
Bằng việc thông qua câu chuyện về quản lý trong công việc tác giả khiến người đọc tiếp thu câu chuyện cũng như kiến thức về quản lý một cách dễ dàng, dễ hiểu, dễ ghi nhớ để hiểu biết thêm về nghệ thuật quản lý.

Dù bạn đang là nhân viên hay quản lý thì bạn sẽ được lợi rất nhiều nếu am hiểu về nghệ thuật quản lý.

Cả nhân viên và những nhà quản lý đều rất nên đọc cuốn sách này!

– Trần Thu Hương

Người giỏi không phải là người làm tất cả – Nghệ thuật uỷ thác công việc
Tom là 1 người rất giỏi về chuyên môn. Khi anh còn là chuyên gia, mọi thứ đều tốt đẹp, mọi người kính trọng bạn, sếp cũng nể bạn vì anh là người giải quyết được mọi vấn đề liên quan đến chuyên môn. Anh rất hài lòng với cuộc sống.

Tới 1 ngày Tom được cất nhắc lên chức quản lý. Anh không cảm thấy sợ hãi vì bạn biết làm mọi việc. Lúc đầu, khi công việc tới, Tom giao cho nhân viên, kết quả không như anh mong muốn, anh liền xắn tay lao vào làm cùng hoặc thậm chí gạt cậu nhân viên ra để anh làm cho nhanh, hy vọng là cậu ta sẽ học được cách làm khi quan sát cách anh làm, nhưng lần thứ 2, thứ 3 đến lần n kết quả vẫn như vậy. Và điều tệ nhất là Tom có cảm giác gánh toàn bộ công việc của phòng mình, anh làm tới kiệt sức mà kết quả cứ ngày một tệ, anh không còn là người quản lý, anh đã trở thành nô lệ của công việc.
Nếu bạn giống Tom thì tôi chắc chắn là bạn chưa đọc cuốn sách này, cuốn sách về nghệ thuật uỷ thác công việc cho nhân viên.

Khi uỷ thác công việc cho nhân viên, có 5 điều cần ghi nhớ, đó là:

1. Mô tả công cụ thể công việc, nói rõ kết quả mong muốn là gì
2. Nêu rõ thời hạn hoàn thành công việc (deadline)
3. Định nghĩa rõ phạm vi thẩm quyền của nhân viên sẽ thực hiện công việc này
4. Đối với những dự án lớn và quan trọng, người quản lý cần theo dõi và đối chiếu từng bước khi dự án bắt đầu để tránh việc đi chệch hướng. Khi công việc đã bắt đầu vào quỹ đạo và nhân viên thực hiện đã chứng tỏ được khả năng quản lý dự án thì chúng ta có thể giảm dần cường độ kiểm tra.
5. Khi công việc đã hoàn thành, người quản lý cần lập bảng tổng kết công việc với 3 cột:
   – Những điều mà nhân viên đã hoàn thành tốt
   – Những điều cần cải thiện
   – Những điều mà nhân viên đã học hỏi được qua công việc này
   Bảng đánh giá công việc này rất quan trọng vì nó có thể sử dụng để đánh giá năng lực của nhân viên sau này khi bạn muốn giao cho anh ta 1 công việc khác.

Nên nhớ rằng những kỹ thuật này cũng có thể sử dụng khi sếp của bạn giao việc cho bạn, bạn cần làm rõ 3 bước đầu tiên, và trong quá trình thực hiện công việc phức tạp, bạn hãy kiểm tra lại với sếp để chắc chắn là bạn đang đi đúng hướng, tránh những việc hiểu nhầm gây ra hậu quả khó khắc phục.
Trên đây là những điều tôi rút ra được khi đọc cuốn sách “Người giỏi không phải là người làm tất cả”. Mong rằng nó giúp ích được cho bạn.

– Alex Hoang

Tóm tắt Người giỏi không phải là người làm tất cả

Trong cuốn sách này, điểm mấu chốt mà bạn học được chính là kỹ năng phân vai phân việc cho cấp dưới của mình. Khi bạn học được cách giao việc hợp lý cho nhân viên của mình, bạn sẽ tích kiệm được nhiều thời gian hơn. Không những thế, điều đó giúp bạn tập trung vào những điều quan trọng nhất, giúp nhân viên của bạn phát triển năng lực và tăng thêm sự tự tin. Và đặc biệt, điều đó tạo cho bạn nhận ra năng lực thật sự của các nhân viên cấp dưới và đảm bảo cho sự thành công tất cả những dự án mà bạn được tổng công ty giao phó.
—————————————————-
Để làm được điều đó, bạn hãy nắm vững 5 nguyên tắc ủy thác công việc cho nhân viên cụ thể như sau:

Nguyên tắc 1. Khi giao việc cho nhân viên, phải truyền đạt một cách rõ ràng, cụ thể, chi tiết những điều mình muốn nhân viên làm.

Đa số những vấn đề nảy sinh trong công việc giữa quản lý và nhân viên đều bắt nguồn từ việc cấp trên không nói rõ cụ thể chi tiết và rõ ràng điều mình muốn nhân viên thực hiện. Nếu giao việc chung chung sẽ khiến nhân viên không biết đâu là trọng tâm cần hướng đến. Nguy hiểm hơn, nhân viên luôn mang trong mình một tâm lý chung, đó là ngại hỏi lại Sếp, bởi vì họ sợ rằng Sếp sẽ đánh giá năng lực của mình kém, không chủ động. Chính cái mâu thuẫn chưa được giải quyết đó sẽ khiến nhân viên không thể làm tốt được nhiệm vụ của mình.

Sau khi giao phó cụ thể yêu cầu của mình về công việc, người quản lý hãy yêu cầu nhân viên trình bày lại những nội dung mình muốn họ làm để biết chắc rằng họ đã hiểu nhiệm vụ được giao.

Khi được nghe, chúng ta chỉ nhớ được 20% thông tin được truyền đạt. Nhưng khi nhắc lại những điều ấy, chúng ta nhớ được tới 50 đến 70% những thông tin đó, và nếu ghi lại, chúng ta không sợ quên bất cứ thứ gì. Hơn nữa, việc nhắc lại các điểm quan trọng trong công việc được giao sẽ giúp nhân viên và quản lý hiểu rõ nhau hơn, nếu có chỗ nào nhân viên chưa thực sự hiểu hoặc đồng tình, họ sẽ góp ý ngay với nhà quản lý để đưa ra kết quả tốt nhất cho công việc.
—————————————————-
Nguyên tắc 2. Khi giao việc cho nhân viên, cần xác định rõ thời gian cụ thể phải hoàn thành công việc.

Chúng ta vẫn thường quen thuộc với khái niệm Deadline, và đây là điều cần thiết và quan trọng mà mỗi nhà quản lý cần phải rõ ràng nói cho nhân viên của mình biết được. Nếu bạn không cho nhân viên biết được sự cấp bách về thời gian khi giao công việc cho họ. Họ sẽ không biết được phải hoàn thành công việc đó khi nào. Vì vậy, cùng với phân vai phân việc, thì hãy nhớ cho nhân viên một deadline rõ ràng để họ lưu ý.
—————————————————-
Nguyen tắc 3. Khi giao việc, phải xác định phạm vi thẩm quyền của người được giao việc.

Có nhiều vấn đề nghiêm trọng nảy sinh khi nhân viên dùng đủ mọi cách để hoàn thành công việc được giao. Đặc biệt trong vấn đề cam kết với khách hàng những thứ mà thực tế công ty không thể thực hiện được. Những lần tự quyết đó sẽ gây ra vô vàn những phát sinh mà chính người quản lý là người phải đi xử lý những vấn đề đó.

Ngoài ra, việc không xác định phạm vi thẩm quyền của nhân viên, khiến cho họ không thể chủ động trong công việc. Bất cứ vấn đề gì nhỏ nhất nhân viên cũng phải hỏi lại bạn xem có được phép làm hay không? Đó sẽ là trở ngại không nhỏ trong việc nâng cao năng suất làm việc và phát huy khả năng mà một người nhân viên có.

Vậy, xác định phạm vi thẩm quyền cụ thể như thế nào? Hãy xem 3 cách sau đây.

1. Quyền đề nghị: Tìm những giải pháp và đề nghị thay thế tốt nhất. Nghĩa là nhân viên sẽ trình bày cho bạn ý tưởng trước khi thực hiện chúng. Loại hình này thích hợp cho những nhân viên mới, có ít kinh nghiệm và năng lực chưa cao, trong trường hợp công việc được giao có tầm quan trọng cao và trung bình.
2. Quyền thông báo và khởi xướng: Nghiên cứu và đưa ra lựa chọn tốt nhất. Thông báo nguyên nhân đưa ra lựa chọn. Nghĩa là nhân viên sẽ chủ động đưa ra phương án giải quyết vấn đề của mình. Bạn sẽ là người đặt câu hỏi tại sao họ lại lựa chọn phương án đó?
3. Quyền hành động: Toàn quyền hành động đối với công việc được giao.Áp dụng mức độ này khi bạn hoàn toàn tin tưởng vào khả năng của người được giao việc và ít sự rủi ro.

—————————————————-

Nguyên tắc 4. Khi giao một việc tầm cỡ lớn, phức tạp cho nhân viên, cho những dự án lớn và công việc quan trọng cần phải có công tác kiểm tra – đối chiếu, bên cạnh đó là hướng dẫn, giúp đỡ và truyền đạt những kinh nghiệm của mình cho nhân viên. Tuy nhiên, chỉ thực hiện trong giai đoạn đầu của dự án, còn giai đoạn sau hãy để họ tự làm.

Với những công việc quan trọng, giao việc chi tiết thôi chưa đủ, người quản lý cần phải giám sát, kiểm tra và giúp đỡ nhân viên trong giai đoạn đầu, bởi họ chưa có nhiều kinh nghiệm trong vấn đề này. Bằng kiến thức và kinh nghiệm của mình, người quản lý giúp nhân viên định hình ra những điều căn bản nhất, thiết yếu nhất, quan trọng nhất để nhân viên có thể tự mình xây dựng lên hoàn chỉnh. Lưu ý, không nên kè kè bên họ từ đầu tới cuối, sau khi giúp họ xây dựng cái móng vững chắc rồi, hãy để họ tự quyết định trong giai đoạn giữa và sau dự án. Nếu không, nhân viên sẽ không thể lớn được và không cảm thấy được Sếp coi trọng mình.
—————————————————-
Nguyên tắc 5. Sau mỗi khi kết thúc công việc, phải lập bảng tổng kết

Bao gồm 3 điểm:
a. Những điều hoàn thành tốt
b. Những điều cần cải thiện
c. Bài học rút ra cho cả quản lý và nhân viên từ công việc.

Bước 5 này sẽ mang lại niềm vui cho mọi người và tạo động lực cho nhân viên, bên cạnh đó sẽ dễ dàng đánh giá năng lực nhân viên khi cần thiết. Đây là một bước quan trọng mà ít người quản lý để ý đến. Nếu sau mỗi lần công việc được giao mà có bảng tổng kết này. Thứ nhất, nhân viên sẽ cảm nhận được sự trưởng thành hơn trong công việc của mình thông qua những điểm mình đã làm tốt. Thứ hai, họ biết được họ còn đang yếu kém ở đâu thông qua những điều cần cải thiện. Và quan trọng nhất là thứ 3, chính người quản lý cũng rút ra kinh nghiệm cho bản thân mình, trong cách sử dụng nhân viên như thế nào sau này khi giao việc, để tăng những điểm mạnh và né tránh giao những việc có nhiều mặt hạn chế của nhân viên.

* Đặc biệt. Áp dụng với Sếp:

Điều tuyệt vời nhất của nguyên tắc giao việc này, đó chính là không chỉ dùng một chiều cho người quản lý, mà nó có thể vận dụng ngược lại cho chính nhân viên. Nếu bạn là nhân viên khi được cấp trên giao việc mà chưa thật sự hiểu, hãy mạnh dạn hỏi lại Sếp để làm rõ 4 ý sau:

1. Kết quả mong đợi của công việc này là gì?
2. Thời gian cần hoàn thành xong công việc này là khi nào?
3. Phạm vi thẩm quyền của tôi tới đâu?
4. Những điểm cần kiểm tra, đối chiếu để đánh giá?

Sau đó, hãy nhắc lại những ý mà Sếp bạn nói và hỏi lại họ sau từng ý “Em nói vậy có đúng ý anh không?”. Nếu làm được như vậy, bạn không sợ viễn cảnh sau khi bỏ rất nhiều công sức làm xong thì lại chẳng hợp với ý Sếp và lại phải làm lại.

Thông điệp cuối cùng tôi muốn gửi cho các bạn, kể cả những người quản lý và nhân viên: “HÃY TÌM RA CÁCH LÀM VIỆC THÔNG MINH HƠN CHỨ KHÔNG PHẢI LÀM VIỆC CHĂM CHỈ HƠN”

– Vô Vi Lão Tử